（2007年7月28日，安徽凯安律师事务所第3次合伙人会议审议通过；2014年7月19日，第26次合伙人会议审议修订）

第一条  为了进一步加强对本所律师业务档案的管理，监督承办律师认真办案，便于本所更好地总结办案经验，根据《安徽凯安律师事务所章程》第十二条（四）项的规定，并结合本所实际，特制定本规定。

第二条  本规定所称的业务档案是指律师在办理案件过程中所形成的文字材料，按照本所案件的类型和编号归类和存档所形成的卷宗。

第三条  律师的业务档案按年度进行一案一卷、一卷一号的原则立卷。

本所两个以上律师共同承办的同一案件或同一法律事务应合并立卷。

律师承办的跨年度的法律业务，应按承接案件的年度和案号归档。

第四条  律师业务档案分刑事和民商事两种类别。刑事案件包括刑事辩护、刑事代理、刑事自诉和刑事附带民事诉讼案件；民商事案号包括民商事代理、行政代理、仲裁代理、听证代理、律师见证和其他非诉讼代理案件。

第五条  刑事案卷应具备下列材料和按下列顺序进行装订：

（一）受聘担任律师的刑事案件：

（1）卷宗目录；

（2）委托合同书；

（3）委托书；

（4）收费凭证（减收费用的应具有《减收费用审批表》）；

（5）会见犯罪嫌疑人笔录；

（6）犯罪嫌疑人家属提供的相关书面证据；

（7）取保候审申请书或法律意见书（根据案件情况而定）；

（8）会见犯罪嫌疑人专用介绍信存根及其他相关资料；

（9）案件小结。

（二）担任辩护人的刑事案件：

（1）卷宗目录；

（2）委托合同书；

（3）委托书；

（4）收费凭证（减收费用的应具有《减收费用审批表》）；

（5）会见被告人笔录；

（6）起诉书原件或复印件（二审案件应具有上诉状原件或复印件；

（7）侦查机关的技术性资料（适用于审查起诉阶段），公诉机关起诉的相关证据的复印件（适用于法院审判阶段）；

（8）律师收集的相关证据复印件（律师无法收集的证据除外）；

（9）法院的出庭通知（简易程序的案件除外）；

（10）律师的庭审记录（审查起诉阶段除外）；

（11）法律意见或辩护词；

（12）法院的裁判文书（审查起诉阶段除外）。

（13）会见专用介绍信、调查专用证明等法律文书的存根；

（14）申请证人出庭作证申请书、申请法院调查取证申请书等文书的副本；

（15）案件小结。

刑事代理或刑事附带民事诉讼的卷宗参照本项规定。

第六条  民商事案件卷宗应具备下列材料和按下列顺序装订：

（一）民商事、行政或仲裁案件：

（1）卷宗目录；

（2）委托合同书；

（3）授权委托书；

（4）收费凭证（减收费用的应具有《减收费用审批表》）；

（5）民事诉状（政诉状、仲裁申请书或答辩状）的原件或复印件；

（6）相关证据的证据目录及相关证据的复印件；

（7）对方当事人所提供的证据目录及证据复印件；

（8）受理案件的法院或仲裁机关所调取的相关证据的复印件；

（9）法院、仲裁机关的出庭通知（法院适用简易程序审理的案件除外）；

（10）庭审记录；

（11）代理词；

（12）法院的判决书、调解书、裁定书或仲裁机关的裁决书、调解书和决定书等；

（13）调查专用证明、介绍信等所内法律文书的存根；

（14）延期审理申请书、证人出庭作证申请书等相关文书的副本。

    （15）案件小结。

听证代理案件参照本项规定。

（一）非诉讼案件的代理：

（1）卷宗目录；

（2）委托合同书；

（3）委托书；

（4）收费凭证（减收费用的应具有《减收费用审批表》）；

（5）委托人提供的相关证据材料；

（6）律师调查的相关证据材料（根据案件情况而定）；

（7）律师出具的法律意见、草拟的法律文书或委托事项的结论；

（8）本所出具的调查专用证明、介绍信等相关法律文书的存根；

    （9）案件小结。

第七条  承办律师应及时将自己办结的案件卷宗予以装订并移交给本所的档案管理人员。

档案管理人员在接收承办律师移交的业务档案时，应进行档案移交登记，档案移交登记表中应有移交人和接收人签名。

第八条  档案管理人员应按照本规定第五条和第六条的规定对移交的卷宗质量进行必要的检查，对于符合本规定要求的卷宗应予接收，并加盖本所“卷宗归档专用章”；对不符合上述规定的，应当拒绝接收。

第九条  档案管理人员对已接收的卷宗档案按年度和案件编号顺序进行统一保管。

档案管理人员必须编制《档案查寻目录》和必要的检索卡片，为档案的查找或借阅等提供方便。

第十条  档案管理人员应加强对所内档案的管理，严格注意档案的通风、干燥、防火、防蛀和防盗。

第十一条  本所律师或其他机关单位向本所借阅已归档的卷宗材料的，应向本所交纳500元/卷的卷宗借用保证金；该保证金在借用人归还所借阅的卷宗材料时，经档案管理人员检查，所借阅的卷宗材料完整无损的，由本所全额归还借用人。

卷宗借用人在卷宗借阅过程中将卷宗材料部分损毁的，应按损毁的页数收取卷宗损毁的赔偿金，收取标准为100元/页。

卷宗借用人丢失借阅卷宗的，应向本所承担丢失卷宗的赔偿金，赔偿标准为50元/页。按照借用人借用时的相关借用手续记载的卷宗页数计算。

第十二条  律师借阅已归档卷宗时应经本所主任或分管档案管理的负责人批准，并办理档案借阅的相关手续。

律师借阅卷宗档案的应按借阅的期限及时归还，不能及时归还的，应办理延期借阅手续。

第十三条  公安（国家安全）、检察、法院、司法行政部门及其他部门要求查阅本所归档卷宗档案的，应出具正式查卷函件，并经本所主任或分管档案管理的负责人书面同意后，方可办理查阅手续。

公安（国家安全）、检察、法院及司法行政部门等为办案需要，要求借阅本所已归档的卷宗的，必需经本所主任书面批准后，并办理正式的借阅手续。

第十四条  查阅单位可以复印本所归档卷宗的有关材料，但涉及国家机密或个人隐私的除外。

复印卷宗材料的有关费用，由查阅单位负责支付。

第十五条  调解处理的民事案件、刑事自诉案件及处以三年以下有期徒刑、拘役或管制的刑事判决案件的卷宗保管期限不得少于五年；其他民事、行政、刑事卷宗档案保管期限不得少于二十年。

保管期限届满且没有保存必要的卷宗档案，由合伙人会议决定予以销毁。

业务卷宗档案的保管期限，从该项法律事务办结和终止的下一年的一月一日起计算。

第十六条  本所每年度对律师业务卷宗档案的归档、卷宗装订的质量及档案的管理等进行一次检查。

律师业务卷宗档案的装订、归档，作为本所先进律师和律师协会代表候选人等评选的重要条件之一。

第十七条  本所对违反本规定的律师或档案管理人员有权予以罚款处罚。

对律师或档案管理人员的处罚由本所主任商分管业务和档案管理的负责人后作出，以本所名义书面做出并予以公布。

第十八条  本所律师有下列行为之一的，应处以50元以上，200元以下的罚款：

（1）当年已办结的案件不能及时归档的；

（2）卷宗档案中无委托合同、委托书或收费凭证的；

（3）不按本规定第五条或第六条规定的顺序装订卷宗的；

（4）私自借阅已归档的卷宗的；

（5）借阅卷宗不及时归还，且不办理延期借阅手续的；

第十九条  档案管理人员有下列行为之一的，应处以50元以上，200元以下的罚款：

（1）接收不符合本规定要求的装订的质量的卷宗，并予以归档的；（2）私自向他人出借卷宗档案的；

（3）私自允许他人查阅本所卷宗档案的；

（4）卷宗档案管理混乱，无法证实承办律师移交卷宗的情况或无法查找已归档的卷宗的；

（5）私自为他人复印卷宗材料或故意泄露卷宗档案中所涉及的国家机密、个人隐私的；

第二十条  本所律师或卷宗管理人员有下列行为之一的，应处以200元以上，500元以下的罚款：

（1）管理档案的内勤因管理不善，致使卷宗档案毁损或丢失的；

（2）本所律师丢失所借阅的卷宗档案的；

第二十一条  本所律师违反本规定丢失所承办案件的卷宗档案的，应处以1000元/卷的处罚。

本所在年度卷宗例行检查中，承办律师对所抽查的卷宗不知去向的，按丢失卷宗处理。

第二十二条  需要转所的聘用律师不移交所承办的案件卷宗的，本所不予办理转所手续。

第二十三条  本所对违反本规定的律师、档案管理人员处以500元（不含500元）以下处罚的，由本所主任决定，以本所名义书面作出，并在所内进行公布；对应处以500元以上处罚的，由本所主任提请合伙人会议决定，以本所名义书面作出，并在所内进行公布。

被处以罚款处罚的律师，应在处罚决定公布后五日内主动向本所财务部交纳罚款；逾期交纳的，本所财务人员可以直接从被处罚人工资或收入提成中扣取。

第二十四条  本规定由安徽凯安律师事务所合伙人会议负责解释。

第二十五条  本规定自2007年8月1日起施行。